如何设计AI公文写作指令以确保生成的公文格式正确、用语严谨？

直接扔一句“帮我写个公文”给AI，大概率会得到一堆格式混乱、用语不当的文字垃圾。这不是AI不行，而是你的指令没给到位。公文写作有严格的规范，AI需要非常具体的指导才能准确输出。想让AI成为一个靠谱的“笔杆子”，关键在于把你的指令设计得像一份清晰的工作任务单。

这套方法论我拆解为五个核心步骤：角色扮演、提供背景、定义格式、明确要求、给出范例。

第一步：给AI一个明确的身份（角色扮演）

这是最容易被忽略但效果最明显的一步。 你不能让AI以一个通用聊天机器人的身份来写公文。你必须在一开始就赋予它一个具体的专家角色。

• 错误示范：“写一篇关于加强安全生产的通知。”
• 正确示范：“你现在是一名经验丰富的办公室主任，在某市政府部门工作超过10年，非常熟悉公文写作的各项规范和要求。 你将为市应急管理局起草一份《关于在全市范围内开展安全生产大检查的通知》。”

差别很明显。后者给了AI一个清晰的“人设”，它会立刻切换到相应的知识库和语言风格，输出的内容自然更贴近真实公文的语境。 这种角色设定能有效避免AI生成的内容过于口语化或“学生腔”。

第二步：把背景信息喂给它（提供上下文）

AI无法凭空猜测你这份公文的出台背景和目的。 指令中提供的信息越充分，生成的内容就越精准。你需要告诉AI“为什么写”和“写给谁看”。

需要提供的背景信息通常包括：

• 发文事由：为什么需要发这份文件？是因为上级指示、发生了某个事件，还是为了部署某项工作？
• 目标读者：这份文件是给谁看的？是下级单位、全体员工，还是某个特定群体？ 读者决定了文件的语气和侧重点。
• 核心目的：希望读者看完文件后做什么？是要求他们执行某项任务、了解某个信息，还是遵守某项规定？

我们把刚才的指令再优化一下：

“你是一名经验丰富的办公室主任……现在需要起草一份《关于在全市范围内开展安全生产大检查的通知》。

背景：近期国内连续发生多起重特大安全生产事故，造成了严重的人员伤亡和财产损失。为贯彻落实国务院安委会的紧急会议精神，市政府决定立即在全市范围内开展为期一个月的安全生产大检查。

目标读者：全市各区县政府、市直各单位、各重点生产企业。

核心目的：要求各单位立即行动，全面排查安全隐患，确保责任落实到位，坚决防范和遏制重特大事故发生。”

有了这些上下文，AI就能准确把握文件的基调和关键信息，而不是泛泛而谈。

第三步：用代码思维定义格式（结构化输出）

这是确保格式正确的关键。 公文格式有严格规定，比如标题、发文机关、成文日期、主送机关、正文、附件等。你不能指望AI自动遵循这些格式，必须明确地告诉它。

我习惯用一种类似编程的结构化语言来定义格式，AI对此的理解效果很好。

“……请严格按照以下格式生成公文：

1. 版头部分：
   • 发文机关名称：[填写你的发文机关全称]
2. 标题：
   • 居中显示，字体为二号方正小标宋简体。
   • 内容为：[市政府办公厅关于在全市范围内开展安全生产大检查的通知]
3. 主送机关：
   • 顶格书写，后加冒号。
   • 内容为：[各区、县人民政府，市直各单位：]
4. 正文：
   • 第一部分（背景与目的）：阐述开展此次大检查的必要性和紧迫性。
   • 第二部分（检查范围与内容）：明确检查的重点行业、领域和具体内容。
   • 第三部分（工作要求）：提出具体的执行要求，如加强组织领导、压实责任、严肃追责等。
   • 第四部分（时间安排）：明确检查的起止时间。
5. 落款：
   • 发文机关署名：[市政府办公厅]
   • 成文日期：[XXXX年XX月XX日]”

这种指令把模糊的写作任务变成了清晰的填空题。 AI只需要按照你给定的框架填充内容，就不会在格式上犯错。有人可能会说字体和字号AI控制不了，没错，但这样写可以强化AI对“这是一份正式文件”的认知，促使它在语言风格上更加严谨。

第四步：设定规则与约束（明确语言要求）

公文用语讲究严谨、规范、准确、客观。AI有时会生成一些模棱两可或带有感情色彩的词句，这在公文中是绝对要避免的。因此，需要给它设定明确的“负面约束”。

“……在撰写过程中，请严格遵守以下要求：

• 语言风格：必须使用书面语，语气要正式、严肃、客观。
• 禁用词汇：禁止使用任何口语化词汇、网络流行语、比喻或夸张的修辞手法。避免使用“非常”、“极其”等主观性强的副词。
• 句式结构：多使用陈述句和判断句，句子要简洁明了，避免出现长句和复杂从句。
• 内容要求：所有内容必须基于事实，提出的要求必须具体、可操作。数据和引证要确保准确无误。
• 逻辑清晰：各部分之间逻辑关系要清晰，可以使用“一是”、“二是”或“首先”、“其次”等词语来组织结构。”

这些规则就像给AI设定了“护栏”，防止它在写作时偏离轨道。指令越具体，AI犯错的可能性就越小。

第五步：提供一个模仿范本（Few-Shot学习）

如果想让生成的内容质量更上一层楼，最好的办法就是给AI一个可以直接模仿的范例，这在AI领域被称为“少样本学习”（Few-shot Learning）。 它的效果远胜过长篇大论的描述。

你可以找一份与你目标文种类似的、质量很高的真实公文，作为范例附加在指令的最后。

“……参考范例：

以下是一份标准的通知格式和语言风格范例，请你在本次写作中模仿其结构和用语。

[此处粘贴一份完整的、格式正确的通知范文]”

AI会分析这份范文的结构、用词和行文逻辑，然后将这些特征应用到新的写作任务中。 这相当于给了AI一个看得见摸得着的“样板间”，它只需要按照这个样式装修你的“新房子”就行了，效果通常会非常理想。

把以上五个步骤整合起来，就是一个完整的、高质量的公文写作指令。虽然看起来比简单的一句话要长得多，但这种“前期投资”是值得的。它能大幅减少后期修改的次数，真正把AI从一个“玩具”变成一个实用的生产力工具。记住，和AI协作，你不是一个单纯的提问者，而是一个项目经理，你需要把任务拆解清楚，把要求定义明白。