针对不同的公文类型（如通知、报告），公文写作AI提示词应该如何调整？

写AI提示词，很多人觉得就是把任务扔给AI，让它自己猜。但实际上，这就像是你带一个新员工，你不说清楚要求，他大概率会把事情搞砸。尤其是在公文写作这种严肃的场景里，每一个字都得精准。通知和报告，虽然都是公文，但它们的目的、读者和语气完全不同，所以给AI的指令也必须跟着调整。

先搞清楚核心区别：通知 vs. 报告

在调整提示词之前，我们得先明白这两种文体的根本差异。

• 通知（Notice）：它的核心是“告知”和“要求”。内容通常是单向的、命令式的，要求接收方知晓并执行某件事。比如，放假通知、会议通知。它的特点是简洁明了、时效性强、语言直接。读者需要快速抓住核心信息：什么时间、什么地点、做什么、谁来负责。所以，废话绝对不能有。

• 报告（Report）：它的核心是“陈述”和“分析”。它是下级给上级，或者某个部门给管理层看的，用来汇报工作进展、分析问题、提出建议。比如，年度工作报告、市场调研报告。它的特点是结构完整、逻辑严密、数据支撑、语言客观。读者需要看到详细的过程、客观的分析和有价值的结论。

搞清楚这两者的区别，你就知道为什么不能用同一个模子去套AI了。给AI的指令，本质上就是把这些文体特征，用AI能听懂的语言翻译出来。

写“通知”类提示词：追求“快、准、狠”

写通知，目标是让AI生成一份能立刻拿去用的文件，不需要太多修改。所以，提示词必须把所有关键要素都钉死。我们可以把它拆解成几个具体步骤。

第一步：明确角色和任务 (Role & Task)

先告诉AI它是什么身份，要干什么。这能帮AI迅速进入状态，使用正确的“行话”。

• 错误示范：“写个会议通知。”

  • 这个指令太模糊，AI不知道是哪个部门发的，给谁看，会议有多重要，所以生成的语气和格式可能完全不对。

• 正确示范：“你现在是[某公司/单位]的行政部经理，需要撰写一份关于[具体事由]的会议通知。”

  • 你看，角色（行政部经理）和任务（写会议通知）都清楚了，AI就知道要用一种官方、正式的口吻。

第二步：提供所有必要信息 (Context & Information)

通知的核心要素一个都不能少。要把这些信息像清单一样列出来，AI才能准确抓取。

• 会议通知必备要素：
  • 会议主题：明确具体，比如“关于2025年第四季度财务预算审批的会议”。
  • 时间：精确到年月日和小时分钟，例如“2025年12月15日（星期一）下午2:30”。
  • 地点：线上还是线下，具体会议室或链接。例如“公司总部三楼301会议室”。
  • 参会人员：写清楚部门和职位，例如“各部门负责人及财务部全体人员”。
  • 会议议程/内容：简单列出要讨论的几件事。
  • 注意事项：比如“请参会人员提前准备好相关材料并准时到场”。
  • 联系人及联系方式。

把这些信息直接喂给AI，就像这样：

提示词示例 (通知类)：

你是一位经验丰富的企业行政主管。

任务：请撰写一份关于召开2025年第四季度产品规划会的会议通知。

核心信息：
* 发文单位：产品部
* 会议目的：讨论并确定2026年第一季度新产品开发路线图。
* 时间：2025年12月18日（星期四）上午9:00 – 12:00
* 地点：总部A座5楼第一会议室
* 参会人员：产品部全体成员、研发部主管、市场部总监
* 会议要求：请产品经理准备5分钟的新功能提案介绍；请市场部准备近期用户反馈报告。所有材料请于会前一天发送至产品部邮箱。
* 格式要求：标题用二号黑体，正文用三号仿宋，语言必须简洁、正式。

这个提示词把所有关键点都写清楚了，AI就不需要自己去猜，生成的内容准确度会高很多。

写“报告”类提示词：强调“深、广、逻辑”

写报告，情况就复杂多了。报告不是简单地告知，而是要展示思考过程。所以，给AI的指令不能只给一堆信息，更要给一个清晰的框架和分析要求。

第一步：同样是明确角色，但要求更高

报告的撰写者通常需要专业背景。所以，你要赋予AI一个更专业的角色。

• 错误示范：“帮我写个工作报告。”

  • AI不知道你的工作内容，也不知道报告的读者是谁，只能生成一堆空话套话。

• 正确示范：“你是一名资深的市场分析师，隶属于一家关注新能源汽车行业的咨询公司。 你需要为公司高层撰写一份关于本年度中国新能源汽车市场的分析报告。”

  • 这个角色设定，让AI知道它的分析要站在行业高度，并且是给懂行的人看的，用词和分析角度都会更专业。

第二步：提供框架和逻辑，而不是零散信息

报告的灵魂是结构。 你不能指望AI凭空创造一个完美的逻辑链条。最好的方法是你先搭好骨架，让AI来填充血肉。 这是一种“两步走”的策略：先让AI帮你生成大纲，你确认或修改后，再让它根据大纲填充内容。

提示词示例 (报告类 – 第一步：生成大纲)：

你是一名资深的行业分析师，现在需要为公司管理层撰写一份《2025年度XX行业发展趋势分析报告》。请根据以下要求，先为我生成一份详细的报告大纲：

• 报告目标：分析行业现状，预测未来三年的发展趋势，并为公司提出战略建议。
• 核心分析维度：
  1. 市场规模与增长率回顾（过去三年数据）。
  2. 关键驱动因素与制约因素分析（政策、技术、资本、消费者行为）。
  3. 主要竞争对手动态分析（至少列出3家头部企业）。
  4. 新兴技术与创新模式探讨。
  5. 未来趋势预测（市场规模、技术方向、竞争格局）。
  6. 风险评估与应对建议。
  7. 给本公司的战略建议（产品、市场、技术三个方面）。

请确保大纲逻辑清晰，层层递进。

拿到AI生成的大纲后，你可以先检查一遍，看看是否符合你的预期。不满意的地方直接修改。然后进入第二步。

第三步：分点填充内容，并提供数据支撑

大纲确定后，就可以让AI逐段进行写作。为了保证报告的质量，你最好能提供一些真实的数据、案例或者内部资料作为“弹药”。

提示词示例 (报告类 – 第二步：填充内容)：

很好，现在请根据我们刚才确定的大纲，开始撰写报告的第一部分：“市场规模与增长率回顾”。

参考数据：
* 2023年市场规模为100亿元，增长率15%。
* 2024年市场规模为120亿元，增长率20%。
* 2025年预计市场规模为150亿元，增长率25%。
* 数据来源：行业协会发布的公开数据。

写作要求：
* 用客观、专业的语言描述市场变化。
* 不仅要呈现数据，还要对数据变化的原因进行简要分析。
* 本部分字数控制在500字左右。

通过这种分步指令的方式，你可以牢牢控制报告的质量。每完成一部分，你都可以审核、修改，然后再进行下一步。这样做出来的报告，远比让AI“一键生成”的要靠谱得多。

调整提示词的几个通用原则

除了针对不同文体的特定调整，还有一些通用的原则能让AI的产出质量更高。

1. 提供范例 (Few-Shot Prompting)：如果你有特定的写作风格或格式要求，可以直接给AI一个范例。 比如，你可以说：“请模仿以下这段文字的风格和语气来写……”然后贴一段你认为写得好的报告或通知。这比用语言描述风格要直接有效得多。

2. 明确禁止项 (Negative Prompts)：告诉AI不该做什么，和告诉它该做什么同样重要。 比如，你可以在提示词里加上：“写作过程中，避免使用口语化的词汇，如‘大家’、‘我们’”、“不要使用过于绝对的判断，如‘一定是’、‘必然会’”等。

3. 迭代和追问：不要指望一次就能得到完美的结果。 AI的第一次生成物，应该被看作一个初稿。你可以针对不满意的地方，不断提出修改意见。例如，“这个部分的分析不够深入，请补充更多数据支撑”、“这段话太长了，帮我精简一下，保留核心观点”。

总而言之，把AI当成一个需要明确指令的工具，而不是一个能读懂你心思的同事。 你给它的指令越清晰、越结构化，它返回给你的内容就越接近你的预期。对于通知这类目标明确、格式固定的文体，要把所有要素一次性给全。而对于报告这种需要深度分析和逻辑的文体，最好采用“先框架，后内容”的分步策略，一步步引导AI完成任务。