如何构建一个高效的会议纪要提示词，让AI自动整理会议要点？

最近大家都在讨论AI怎么帮我们提高效率，对吧？其中一个特别实用的地方，就是让AI自动整理会议纪要。你可能觉得这听起来有点“科幻”，但其实，只要你给AI一个好的“提示词”，它就能把那些又长又乱的会议记录，变成清晰有条理的要点。

不过，这里面有个关键点，就是那个“提示词”怎么写。不是随便说一句“总结会议”就行了。就像你跟一个实习生交代工作，你得说清楚你想要什么，怎么做，不然他肯定交不出你想要的结果。AI也一样，它再聪明，也需要你的引导。

为什么一个好的提示词那么重要？

你想啊，我们开会的时候，信息量很大，有讨论、有决定、有待办事项，还有一些无关紧要的“废话”。如果你只是简单地让AI“总结会议”，它可能会把所有内容都混在一起，给你一个泛泛而谈的总结，或者漏掉关键的行动项。这就失去了用AI的意义了。一个高效的提示词，能让AI像一个经验丰富的会议记录员一样，精准地抓取信息，并按照你设想的格式呈现出来。

打个比方，就像你给厨师点菜，你不能只说“做个好吃的”，你得说“我要一份宫保鸡丁，少辣，花生多放点”。AI也需要这样的“菜单”。

构建高效会议纪要提示词的核心原则

要让AI帮你把会议纪要做得又快又好，有几个原则你得记住。

1. 明确你的目标：你到底想要什么？
   在写提示词之前，你得想清楚，这次会议纪要的主要目的是什么？是为了追踪行动项？还是为了给没参会的人快速了解会议内容？或者是记录关键决策和讨论过程？不同的目的，对摘要的要求也不一样。

   比如，如果是销售会议，你可能更关心客户需求、提出的解决方案、遗留问题和后续任务。如果是技术会议，你可能想知道具体的技术细节、遇到的挑战和解决方案。你越是明确，AI就越能抓住重点。

2. 提供足够的上下文信息
   AI不是会议的参与者，它不知道会议的背景。所以，你得把会议的“前情提要”告诉它。这包括会议的名称、日期、参与者、会议目的，甚至可以简单提一下会议的议程。有了这些背景，AI才能更好地理解会议内容。

   举个例子，你不能只给AI一段关于“项目进展”的对话，你得告诉它：“这是一次关于‘火星探索项目’的每周进展会议，参与者有项目经理张三、技术负责人李四、市场总监王五。”这样，AI就知道这些名字代表什么角色，它们的话语可能有什么侧重。

3. 指定输出格式和结构
   AI生成的总结可以是纯文本，也可以是列表、表格，甚至是Q&A形式。你得告诉AI你希望它怎么组织这些信息。清晰的结构能让会议纪要一目了然，方便大家快速查阅。

   比如说，你可以要求AI：
   * 首先列出参会人员和缺席人员。
   * 然后用带编号的列表总结主要讨论点。
   * 接着用表格形式列出行动项，包括“任务”、“负责人”和“截止日期”。
   * 最后总结关键决策。

   这些细节越具体，AI的输出就越符合你的预期。比如，一篇好的会议纪要，通常会包含会议日期、时间、地点、参会人员、缺席人员、会议议程、讨论要点、已做决策、行动项（包括负责人和截止日期）以及后续计划等要素。你可以在提示词里把这些都列出来。

4. 设定详细的提取指令
   这是最关键的一步。你要告诉AI具体要提取哪些类型的信息。例如：

   • 关键讨论点： 概括主要议题，突出重要的论点或数据。
   • 决策： 明确会议中做出的所有决定，包括决策依据。
   • 行动项： 列出所有需要执行的任务，指明责任人和完成期限。
   • 待解决问题： 记录任何悬而未决的问题或需要进一步讨论的话题。
   • 重要引述（可选）： 提取会议中特别有价值的发言。

   你可以用一些关键词来引导AI，比如“请重点关注……”、“请忽略……”、“请识别所有承诺和任务”。

5. 指定语气和风格
   你的会议纪要需要正式一点还是非正式一点？是客观陈述还是带有分析性？告诉AI你想要的语气和风格，它会据此调整措辞。例如，“用专业、客观的语气，避免主观评论”。

一步步构建你的高效提示词

现在，我们来实战一下，看看怎么一步步构建一个高效的会议纪要提示词。

假设你有一段会议录音转录的文本，你想让AI帮你生成一个包含关键信息、行动项和决策的会议纪要。

第一步：明确角色和任务
首先告诉AI它扮演的角色和它需要完成的任务。

• 提示词示例： “你是一名专业的会议秘书，擅长从会议记录中提炼关键信息。你的任务是根据我提供的会议转录文本，生成一份结构清晰、内容准确的会议纪要。”

第二步：提供背景信息
给AI一些会议的基本情况，让它对内容有个初步了解。

• 提示词示例： “本次会议主题是：【项目A二季度复盘与下季度规划】。会议日期：2025年12月13日。参会人员：张经理（项目经理）、李工（技术负责人）、王女士（市场部）。会议目标：回顾上季度工作，讨论并确定下季度重点工作和行动项。”

第三步：设定输出结构和内容要素
这是让AI输出符合你预期的关键。你可以用 Markdown 格式，这样输出会更整洁。

• 提示词示例： “请按照以下结构生成会议纪要：
  —
  会议纪要
  主题：【请从背景信息中提取会议主题】
  日期：【请从背景信息中提取会议日期】
  主持人：【请从背景信息中提取主持人姓名，如未提及则填写“未提及”】
  参会人员：【请从背景信息中提取并列出所有参会人员】
  会议目标：【请从背景信息中提取会议目标】

  1. 关键讨论点
  * 【使用简洁的句子总结主要讨论议题和内容，每点不超过两句话。】
  * 【如果涉及数据或重要信息，请简要提及。】

  2. 关键决策
  * 【列出会议中做出的所有重要决策，如果可以，请注明决策的简要理由。】
  * 【格式：- [决策内容] (决策人/相关部门)】

  3. 行动项
  * 【以表格形式列出所有行动项。】
  * | 任务 | 负责人 | 截止日期 |
  * |—|—|—|
  * | 【具体任务描述】 | 【人名】 | 【日期】 |
  * | 【具体任务描述】 | 【人名】 | 【日期】 |

  4. 待解决问题/后续讨论
  * 【列出会议中未能解决或需要后续讨论的问题。】
  * 【例如：- 预算分配细节需要与财务部门进一步沟通。】
  —”

第四步：加入细节指令和限制
为了提高准确性和避免冗余，你可以给AI一些具体的指示。

• 提示词示例： “请严格根据提供的转录文本生成内容，不要编造或推测。请忽略闲聊、重复内容和与会议主题无关的信息。重点提取项目进展、遇到的问题、解决方案、市场反馈、关键决策和明确的行动任务。如果转录文本中包含发言人姓名，请在引用或提及行动项时，将姓名与任务关联起来。”

第五步：提供原始会议转录文本
最后，把你的会议录音转录文本粘贴到提示词的末尾。

• 提示词示例： “以下是会议转录文本：
  【粘贴你的会议转录文本】”

综合起来的完整提示词可能就是这样的：

“你是一名专业的会议秘书，擅长从会议记录中提炼关键信息。你的任务是根据我提供的会议转录文本，生成一份结构清晰、内容准确的会议纪要。
本次会议主题是：【项目A二季度复盘与下季度规划】。会议日期：2025年12月13日。参会人员：张经理（项目经理）、李工（技术负责人）、王女士（市场部）。会议目标：回顾上季度工作，讨论并确定下季度重点工作和行动项。

请按照以下结构生成会议纪要：

会议纪要
主题：【请从背景信息中提取会议主题】
日期：【请从背景信息中提取会议日期】
主持人：【请从背景信息中提取主持人姓名，如未提及则填写“未提及”】
参会人员：【请从背景信息中提取并列出所有参会人员】
会议目标：【请从背景信息中提取会议目标】

1. 关键讨论点
* 【使用简洁的句子总结主要讨论议题和内容，每点不超过两句话。】
* 【如果涉及数据或重要信息，请简要提及。】

2. 关键决策
* 【列出会议中做出的所有重要决策，如果可以，请注明决策的简要理由。】
* 【格式：- [决策内容] (决策人/相关部门)】

3. 行动项
* 【以表格形式列出所有行动项。】
* | 任务 | 负责人 | 截止日期 |
* |—|—|—|
* | 【具体任务描述】 | 【人名】 | 【日期】 |
* | 【具体任务描述】 | 【人名】 | 【日期】 |

4. 待解决问题/后续讨论
* 【列出会议中未能解决或需要后续讨论的问题。】
* 【例如：- 预算分配细节需要与财务部门进一步沟通。】

请严格根据提供的转录文本生成内容，不要编造或推测。请忽略闲聊、重复内容和与会议主题无关的信息。重点提取项目进展、遇到的问题、解决方案、市场反馈、关键决策和明确的行动任务。如果转录文本中包含发言人姓名，请在引用或提及行动项时，将姓名与任务关联起来。

以下是会议转录文本：
【粘贴你的会议转录文本】”

让AI更懂你的小技巧

1. 分段输入，逐步细化： 如果你的会议转录文本很长，可以先让AI总结出主要议题，然后再针对每个议题进行详细总结。这就像把一个大任务拆分成小任务，AI更容易处理。
2. 提供示例（Few-shot Prompting）： 如果你对某种特定的总结格式有很高要求，可以在提示词中包含一个“好例子”。AI会学习你的例子，然后生成类似格式的输出。
3. 使用明确的指令词： “提取”、“总结”、“列出”、“忽略”、“侧重于”这些词语能让AI更清楚你的意图。
4. 迭代和优化： 第一次生成的纪要不完美很正常。你需要像调试代码一样，根据AI的输出调整你的提示词。哪里不满意，就具体告诉AI，下次让它改进。比如，如果AI总结得太宽泛，你可以要求它“更专注于【某个主题】的成果”。
5. 在会议中埋下“线索”： 如果你在会议中就知道这段话是关键决策或者行动项，可以在发言时稍微强调一下，比如“好的，那这就是一个行动项”或者“我们决定……”。AI在转录文本中更容易识别这些明确的信号。

使用AI整理会议纪要可能遇到的挑战和应对

虽然AI很方便，但它也不是万能的，也会有挑战。

1. 语音识别的准确性： 如果原始录音质量不好，或者有很多人同时发言，AI转录的文本可能会有错误，这会直接影响总结的质量。
   • 应对： 尽量使用高质量的录音设备，鼓励参会者轮流发言，减少口音和语速过快带来的影响。AI转录后，你最好快速校对一下文本。
2. 上下文理解不足： AI可能难以理解某些只有参会者才明白的内部笑话、含蓄表达或文化背景。
   • 应对： 在提示词中提供更多的背景信息，或者在生成纪要后，由人工进行复核和润色，添加必要的解释。
3. 信息过载或遗漏： 如果会议内容过于庞杂，AI可能难以区分主次，或者遗漏某些关键信息。
   • 应对： 精心设计提示词，明确优先级，告诉AI哪些信息是必须包含的。例如，可以指定“最重要的三项决策”。
4. 隐私和保密性： 会议内容可能涉及敏感信息。
   • 应对： 使用值得信赖的AI工具，并了解其数据处理和隐私政策。在某些情况下，你可能需要对敏感信息进行脱敏处理，或者要求AI匿名化处理。

总的来说，构建一个高效的会议纪要提示词，就像是给AI绘制一张精准的地图。你提供了起点、终点、沿途的关键地标，甚至还给它指明了交通工具和行进速度，它就能更准确、更高效地带你到达目的地。AI是你的助手，但你才是那个导航员。多尝试，多优化，你很快就能成为AI会议纪要的“提示词工程师”。