用AI做会议纪要的提示词怎么写才能确保信息的准确和完整？

用AI来处理会议纪-要，现在很多人都在干。但问题是，大部分人只是把AI当成一个简单的语音转文字或者摘要工具。这样做出来的纪要，经常缺东西、抓不住重点，甚至有时候还会理解错意思。就像你让一个实习生去记录一场重要的战略会议，他可能会记下谁说了什么，但很难明白这些话背后的意思，哪些是真正需要被执行的决策。

想让AI产出的会议纪要既准确又完整，关键在于你怎么给它指令，也就是写提示词(Prompt)。这不只是简单地把会议录音转成文字扔给AI，然后说一句“帮我总结一下”。你需要像一个项目经理给下属布置任务一样，把要求说得清清楚楚。

第一步：先给AI一个明确的身份和目标

直接扔给AI一段文字让它总结，跟你先告诉它“你是一个专业的CEO秘书”，得到的结果完全是两个级别。设定一个角色，能帮AI更好地理解它要完成的任务标准。

比如，你可以这样开头：
“你是一位专业的CEO秘书，擅长整理和编写高质量的会议纪要，确保会议的目标和行动计划清晰明确。你的任务是确保会议内容被全面、准确地记录下来。”

这么写的好处是，你从一开始就为AI设定了一个很高的标准。它会明白，这次的任务不是随便抓几个关键词就行的，而是要产出一份给CEO看的、专业的、可执行的文件。

第二步：提供充足的背景信息，别让AI猜

AI不是你们团队的成员，它不知道这次会议的前因后果。如果你不给它上下文，它就只能根据录音里的字面意思去理解，很容易跑偏。

你应该在提示词里加上这些信息：
* 会议主题和目的：直接告诉AI这次开会是为了解决什么问题，或者达成什么目标。例如：“会议主题：第三季度产品路线图规划。目的：确定未来三个月要开发的三个核心功能。”
* 参会人员信息：列出每个人的名字和角色。 这很重要，因为AI能根据角色判断发言的权重。比如，CEO说的话和实习生的建议，重要性肯定不一样。你可以这样写：“参会人员：张三（产品总监），李四（研发负责人），王五（市场经理）。”
* 会议议程：如果会前有议程，把它也给AI。 这相当于给了AI一个内容框架，帮助它更好地组织纪要的结构。

第三步：把要求拆解成具体、可执行的指令

模糊的指令只会得到模糊的结果。“帮我整理一下”就是典型的模糊指令。你需要把“整理”这个动作，拆分成一个个具体的小任务。

一个好的做法是，让AI按照一个固定的结构来输出纪要。 这个结构应该包含以下几个部分，并且你要明确告诉AI每个部分要写什么：

1. 关键决策 (Key Decisions)：明确要求AI列出会议中做出的所有决定。 为了确保准确性，你可以加一句：“直接引用原文中做出决策的句子。” 这样能避免AI自己去猜测和总结，导致信息失真。
2. 行动项 (Action Items)：这是会议纪要的核心。你需要让AI明确列出“谁（Who）去做什么（What），在什么时候（When）之前完成”。 提示词可以这么写：“列出所有的行动项，并明确每个任务的负责人和截止日期。”
3. 主要讨论点 (Discussion Points)：要求AI总结每个议题的主要讨论内容，包括不同的观点和分歧。这能让没参会的人也能了解决策的整个过程。
4. 待办事项清单 (To-Do List)：这和行动项有点像，但更侧重于具体的、需要跟进的任务。 你可以要求AI把所有待办事项汇总成一个清单，方便追踪。

举个例子，一个完整的指令可能长这样：

“请根据以下会议录音文本，按照下面的结构生成一份详细的会议纪要：
1. 会议摘要：用不超过200字总结会议的核心成果。
2. 关键决策：用项目符号列出会议达成的所有决策。
3. 行动计划：用表格形式列出所有行动项，包含三列：任务描述、负责人、截止日期。
4. 各议题讨论要点：分点总结每个议题的关键讨论内容，并指出主要分歧。
5. 后续步骤：记录下一步的计划或下次会议要讨论的问题。”

第四步：增加约束条件，防止AI自由发挥

AI有时候会“过于智能”，在你给的信息基础上做一些不必要的扩展或猜测。为了保证纪要的客观和准确，你需要给它加上一些限制。

可以在提示词的最后加上这样的“护栏”：
* “严格基于提供的会议文本，不要添加任何原文没有的信息。”
* “保持客观中立的语气，不要加入任何个人观点或情绪分析。”
* “删除所有口语化的、无意义的词语，比如‘嗯’、‘啊’这些，但要保留发言人的原意。”
* “如果文本中有些地方不清楚或者有矛盾，直接指出来，不要自己做假设。”

我自己的经验是，最后这条特别有用。有一次开会，两个同事对一个功能的上线时间有不同的说法，AI在纪要里把这个矛盾点明确标记了出来，提醒我去核实。如果是人工记录，很可能会忽略这个细节，或者只记下最后那个发言的版本。

第五步： iteratively 优化，找到最适合你的模板

不同的会议类型，需要的纪要格式和重点也不同。比如，技术评审会议可能更关注技术细节和风险点，而销售会议则更关注客户需求和下一步的跟进计划。

不要指望一个提示词模板能通吃所有场景。最好的方法是，根据你的具体需求，创建一个基础模板，然后在实际使用中不断调整和优化。

例如，你可以创建一个专门用于“销售复盘会”的提示词，里面特别要求AI提取“客户的主要痛点”、“我们解决方案的亮点”和“竞争对手信息”等内容。

把AI当成一个需要清晰指令才能把工作做好的“员工”，而不是一个能读懂你心思的“伙伴”，这是用好AI的关键。你给的指令越清晰、越结构化，它产出的结果就越接近你的预期。通过这种方式写出来的提示词，才能真正保证会议纪要信息的准确和完整。