AI写作提示词公文写作需要注意哪些格式和语气的要求？

用AI写公文，很多人以为就是把想法丢进去，然后等着AI吐出一篇完美文章。但实际上，直接这么做，出来的东西往往要么格式不对，要么语气生硬得像个机器人，一股“AI味儿”，根本没法用。 关键在于，你不能把AI当成一个自动写作机，得把它看成一个需要被精确指导的实习生。 你要做的不是“写作”，而是“设计”和“指挥”。 这篇文章就来聊聊，怎么通过提示词，让AI写出格式规范、语气得体的公文。

首先要搞清楚，公文的格式是硬性规定，不能有半点马虎。这部分没得商量，必须在提示词里说得清清楚楚。比如，你要写一份通知，就得告诉AI标题要用“关于[具体事项]的通报”这种标准格式。 或者写报告时，明确要求标题使用“关于[具体内容]的报告”的格式。

具体操作上，你可以把格式要求直接列成清单写进提示词里。就像这样：
“请撰写一份关于XX的通知，并严格遵守以下格式要求：
1. 标题：[明确的标题格式，例如：XX公司关于2025年国庆节放假安排的通知]
2. 主送单位：[写明发送对象]
3. [明确要求分点叙述，或使用“一是、二是”这类结构]
4. 落款：[包含发布单位和日期]”

这种指令方式，就是把一份标准公文的结构拆解开，让AI去填空。AI很擅长处理这种结构化的任务，只要你把框架给得够清楚，它生成的内容就不会在格式上出大错。 比如，写请示文件时，你必须告诉它，结尾要用“妥否，请批示”这样的规范用语，否则AI可能会生成一些口语化的表达。

除了整体结构，一些细节也得强调。例如，公文里常用“一是、二是、三是”来分点，而不是“首先、其次”或者“1、2、3”。 你可以在提示词里加一句：“限制：正文分点阐述时，必须使用‘一是’、‘二是’的结构，禁止使用‘首先’、‘其次’等词语。” 这种具体的、带有否定性的指令，效果通常比模糊的要求要好得多。

接下来说说语气，这比格式更微妙，也更容易出错。公文的语气核心要求是：正式、严谨、客观、简洁。 不能有个人情绪，更不能有口水话。要让AI理解并执行这种语气要求，光说“请用正式的语气”是不够的。你需要更具体的指令。

第一步，给AI设定一个明确的“角色”。 你可以这样开头：“你是一位经验丰富的政府机关文秘人员，在办公室工作超过10年，非常擅长撰写各类公文。” 这种角色扮演的指令，能帮助AI调用它数据库里与这个角色相关的语言模型和知识，让它输出的文本风格更接近真实场景。

第二步，提供具体的语气风格词。除了“正式”、“严谨”，你还可以用更具体的词来约束它，比如“语言简洁，不加修饰性词汇”、“文字精练，客观陈述事实”、“确保语言流畅、内容充实”。 举个例子，在写一份通报时，你可以要求：“正文部分要客观陈述事实经过，不要带有任何主观评价或形容词。” 这样一来，AI就不会自己加一些“令人遗憾的”、“严重的”之类的情绪化词语。

第三步，给出反面案例或者“禁止项”。告诉AI不要做什么，有时比告诉它要做什么更有效。比如，“禁止使用网络用语、口语化表达和任何非正式的词汇”、“避免使用生硬的转折和重复的语句”。 AI生成的初稿可能会有些模板化的套话，感觉千篇一律。 你可以进一步要求它：“对生成的内容进行润色，使其更自然，去除冗余信息，让表达更简洁高效。”

咱们来看一个实际的例子。假设要写一份关于某项工作的总结报告，一个比较糟糕的提示词是：“帮我写一份年度工作总结”。这样AI只能瞎猜。

一个合格的提示词应该长这样：
“角色：你是一名资深的政府部门政策研究员，擅长撰写逻辑严密、数据详实的工作报告。
任务：请撰写一份关于‘XX市2025年数字化城市建设工作’的年度总结报告。
目标读者：市政府领导班子。
核心内容框架：
1. 背景介绍：简要说明数字化城市建设的政策背景和重要性。
2. 主要工作及成效：分点阐述本年度完成的具体工作，必须包含以下数据点：[提供具体数据，如：新建5G基站XXX个，智慧交通系统覆盖率提升XX%]。数据要准确，引证要有来源。
3. 存在的问题与不足：客观分析当前面临的挑战，例如数据孤岛问题、技术人才短缺等。
4. 下一步工作计划：提出2026年的具体工作目标和务实建议。
格式与语气要求：
* 标题使用‘关于XX市2025年数字化城市建设工作的总结报告’格式。
* 语言风格：正式、严谨、客观，使用书面语。
* 要求：数据准确，分析客观，建议务实，逻辑清晰，篇幅控制在2000字左右。”

通过这样一个详细的提示词，你不仅规定了格式和语气，还提供了核心的内容框架和关键数据。 这就是从一个纯粹的“写作者”转变为一个“架构师”的过程。 你负责搭建骨架，AI负责填充血肉。

最后，必须强调一点：AI生成的内容永远只能是初稿。 无论你的提示词写得多完美，AI都可能出现事实错误（它会“幻觉”出一些信息）或者对某些微妙的语境理解不到位。 所以，人工审核和修改是绝对不能省略的一步。 你需要检查每一个数据、每一项政策引用的准确性，并对语言进行最后的润色，确保它完全符合公文的所有规范和“潜规则”。 记住，AI是一个辅助工具，最终的责任人还是你。