如何构建一个公文写作提示词来生成符合官方格式要求的正式文件？

公文写作这东西，讲究的就是一个“准”字。格式要对，用词要准，语气要官方。以前写材料，靠的是办公室老前辈传下来的模板和自己一点点抠字眼的功夫。现在有了AI，很多人觉得能省不少事，把题目扔进去，等几分钟就出一篇。但实际上，直接生成的稿子往往没法直接用。问题就出在，你没跟AI“说清楚”。

想要AI帮你写出能直接用的公文，关键在于你怎么给它“下指令”，也就是写提示词。这不像跟人说话那么随意，更像是在设定一个程序，你得把规则、格式、要求都讲得明明白白。

第一步：先给AI一个明确的身份。

直接说“写个通知”是不行的。AI不知道该用什么口吻。你应该先告诉它，它现在是谁。比如，“你是一名资深的政府办公室秘书，在机关单位有多年工作经验，尤其擅长撰写各类正式公文”。 这样一来，AI就会自动调用它知识库里跟这个角色相关的语言风格和写作规范。 这个步骤就像是给演员定角色，角色定准了，后面的戏才不会跑偏。

第二步：把任务拆解，说清楚你要什么。

不要指望AI能一次性完美理解一个模糊的任务。 你得把一个大任务拆成几个具体的小指令。 公文写作一般包括标题、主送机关、正文、发文机关和日期等部分。写提示词的时候，就要把这些结构明确出来。

举个例子，假设要写一份关于举办“全市数字化办公技能提升培训”的通知。你可以这样组织提示词：

1. 明确文档类型：首先告诉AI，你要写的是一份“通知”。

2. 提供核心要素：把通知需要包含的关键信息都给它。

   • 事由：为提升全市工作人员的数字化办公能力。
   • 事项：决定举办“全市数字化办公技能提升培训”。
   • 具体安排：
     • 时间：2025年12月15日至17日。
     • 地点：市委党校三号报告厅。
     • 参加人员：各区县、市直各单位办公室负责人及业务骨干各一名。
     • 培训内容：包括但不限于WPS AI在公文写作中的应用、政务协同办公系统操作实务、数据安全与保密规定。
   • 要求：请各单位于12月10日前将报名回执报送至市府办公室秘书科。

3. 指定格式和结构：这是最关键的一步，直接决定了生成的文件能不能用。 你要用清晰的语言，甚至可以提供一个模板，来规定它的输出格式。

   • “标题：采用‘关于举办全市数字化办公技能提升培训的通知’的格式，居中，使用二号方正小标宋简体。”
   • “主送机关：各区县人民政府，市直各单位。”
   • “正文：开头需要写明发文缘由。然后分点阐述培训的具体时间、地点、人员、内容。最后提出报送回执的要求。段落之间要空一行。”
   • “落款：包括发文机关‘XX市人民政府办公室’和发文日期‘二〇二五年十二月一日’，日期要使用大写数字。”

通过这种方式，你不是在让AI进行天马行空的创作，而是在让它做一个“填空题”。 AI的角色变成了一个严格执行指令的助手，而不是一个需要揣摩你心思的写手。

第三步：规定语言风格和具体用词。

公文的语言要求严谨、庄重、客观。 你需要在提示词里对AI的语言风格做出限制。比如，你可以明确要求：

• “语气：使用正式、庄重的官方书面语，避免使用口语化、比喻或任何带有感情色彩的词汇。”
• “用词：多使用公文常用词汇，如‘为进一步’、‘现将有关事项通知如下’、‘请遵照执行’等。”
• “句子结构：句子要简洁、清晰，多用主动句，避免复杂的长句。”

为了让AI更准确地理解，你甚至可以提供一些正面和反面的例子。比如，“正确示例：‘请各单位高度重视，认真组织落实。’错误示例：‘希望大家好好干，把这个事儿办好。’”这种对比能让AI快速抓住你要的风格。

第四步：提供上下文和背景信息。

有时候，一份公文的出台是有特定背景的。 比如，这次培训可能是落实省里某个文件的具体举措。在提示词里加入这些背景信息，能让AI写出的内容更有深度，而不是干巴巴地陈述事项。

你可以这样补充：“背景信息：本次培训是为了贯彻落实《XX省关于全面推进数字化政府建设的指导意见》文件精神，该文件强调了提升公务人员信息技术应用能力的重要性。” 这样，AI在写发文缘由的时候，就能把这句话融进去，让通知的站位更高，理由更充分。

第五步：审核与迭代优化。

AI生成的初稿，基本不可能100%完美。 你需要把它当成一个基础版本，然后进行人工审核和修改。 检查的重点在于：

• 事实准确性：时间、地点、单位名称这些硬信息有没有错。
• 格式规范性：标题字体、字号、行距、缩进是否完全符合官方要求。
• 逻辑严密性：内容安排是否合理，前后是否连贯。

在修改的过程中，你会发现AI在哪些地方容易出错。把这些问题记下来，下次写提示词的时候，就可以针对性地提出更细致的要求。 比如，如果发现AI写的日期格式不对，下次就可以在提示词里强调“日期必须使用‘二〇二五年十二月一日’这样的格式，不能使用阿拉伯数字”。 这个不断反馈和优化的过程，其实就是你在“训练”这个AI助手，让它越来越懂你的工作习惯。

总的来说，构建一个好的公文写作提示词，本质上是一个把模糊想法转化为精确指令的过程。 你需要从创作者转变为一个架构师，负责设计框架和规则，让AI在这个框架内填充内容。 当你把身份、任务、结构、风格、背景都交代清楚了，AI才能从一个“什么都懂一点”的聊天机器人，变成一个能帮你处理复杂工作的专业助手。