AI公文写作这事儿，很多人觉得头疼，格式要求严，用语得规范，一个不小心就容易出错。现在很多人想用AI来帮忙，但问题也来了：怎么让AI听懂话，生成的东西不出错？关键就在于“提示词”（Prompt）。提示词给得越准，AI生成的内容就越靠谱。
想让AI生成的公文格式正确，首先得把格式要求说清楚。不能指望AI天生就懂各种公文的版式规定。你得把规则喂给它。具体来说，可以分几步走。
第一步是提供一个完整的格式样本。这是最直接有效的办法。你可以找一份已经写好的、格式完全正确的公文，把里面的具体内容去掉，只留下标题、发文字号、签发人、正文、附件、印发机关和日期的框架。然后，把这个框架直接贴到提示词里，告诉AI：“就按照下面这个格式来生成内容。”AI在学习时，会把这个框架当成一个模板，它会严格按照你给的结构来填充内容。比如，你可以明确告诉它，“标题用二号方正小标宋简体，居中显示”，”正文用三号仿宋_GB2312”，”一级标题用黑体，二级标题用楷体”。这些细节越具体，AI出错的概率就越低。
第二步是把格式要求拆解成一步步的指令。有时候，光给一个模板还不够，特别是碰到一些复杂的排版。这时候，把要求拆开说，效果更好。你可以这样写提示词：“请遵循以下格式要求来写一份通知：1. 标题：关于……的通知，居中，字体为小标宋二号。2. 主送机关：顶格写，后面加冒号。3. 每段开头空两格，字体为仿宋三号，行距设置为固定值28磅。4. 落款：在右下角写上单位名称和日期。”这种指令式的提示词，就像在给AI一个任务清单，它会逐项检查，确保每一条都做到。
第三步是利用“角色扮演”和“提供背景信息”的方式。你可以让AI扮演一个经验丰富的办公室主任或秘书。比如，提示词可以这样开头：“你现在是一位在政府办公室工作了20年的资深秘书，非常熟悉各类公文的写作规范。请你帮我草拟一份……”。这么做的好处是，AI会调用它知识库里与这个角色相关的知识，比如公文写作的基本准则、常用语汇等，从而在格式和表达上都更贴近真实场景。同时，你还需要给AI提供足够的背景信息，比如这份公文的目的是什么？发给谁？希望达到什么效果？这些信息有助于AI理解上下文，生成的内容也就更贴切，不容易出现格式上的逻辑错误。
解决了格式问题，接下来就是用语规范。公文用语讲究准确、简洁、庄重，不能用大白话，也不能太花哨。想让AI在用语上不出错，同样需要在提示词上下功夫。
首先，要明确文种和语体风格。不同的公文，比如“通知”、“报告”、“函”、“纪要”，它们的语言风格完全不同。你必须在提示词里明确告诉AI，你要写的是哪一种。比如，直接说“写一篇向上级单位的请示报告”，AI就会自动切换到一种更正式、更谦恭的语境。如果你只是模糊地说“写个东西”，那它生成的内容可能就不伦不类。
其次，可以提供一些规范用语的“正面清单”和“负面清单”。正面清单就是一些你希望AI使用的词汇或句式。比如，你可以告诉它：“在文中多使用‘为进一步……’、‘现将有关事宜通知如下’、‘特此通知’等公文常用表达。” 这样一来，AI就会优先选择这些词语。负面清单则是告诉AI哪些词不能用。比如说：“全文禁止使用网络流行语、口语化表达，避免使用‘非常’、‘十分’等带有主观色彩的副词，确保语言的客观性。” 通过这种方式，你可以主动过滤掉很多不规范的表达。
再者，可以通过实例来训练AI。如果你手头有一些写得很好的范文，可以在提示词里引用一小段，然后让AI“学习并模仿这种风格”。例如，你可以说：“请模仿以下这段文字的语言风格，为我草拟一份关于安全生产的通知：‘为深刻吸取近期安全事故教训，坚决防范和遏制重特大事故发生，确保人民群众生命财产安全，现就加强我市安全生产工作紧急通知如下……’”。AI看到这个例子，就能更好地理解你想要的“味道”，生成的内容自然就更地道了。
最后，还有一个很实用的技巧，就是在生成内容后，让AI自己检查一遍。你可以在第一轮生成结束后，追加一个提示词：“请你检查一下刚才生成的内容，确保所有用语都符合《国家行政机关公文处理办法》的规定，特别注意有没有错别字、标点符号使用是否规范、是否存在表述不当的地方。” 这个步骤相当于给AI加了一道“质检”程序。AI会重新审视自己的输出，并修正一些它能识别出来的错误。这种自我纠错的机制，能有效提高最终文稿的质量。
总的来说，让AI写出格式正确、用语规范的公文，本质上是一个与AI高效沟通的问题。你不能把它当成一个什么都懂的人，而是要把它看作一个需要清晰指令的工具。把格式要求具象化、把语言规范标准化，通过提供模板、分步指令、角色扮演和正反面清单等方法，把你的要求说得越细、越明确，AI就越能给你一个满意的结果。而且，这个过程也需要不断地尝试和调整，用的次数多了，你自然就会总结出一套最适合自己的提示词方法。
评论前必须登录！
注册