公文写作AI指令应该如何设计才能确保行文的规范性和严谨性？

把AI当成一个刚入职的“实习生”来对待，是让它写出合格公文的第一步。这个实习生能力很强，学习速度飞快，但是毫无经验，对你的具体工作、单位的特殊规定、特定的语境一无所知。你不能简单地对他说“写个报告”，然后期望他能给你一份完美的文件。你必须把所有的事情都解释清楚，就像带一个真正的新人一样。

指令设计得好不好，直接决定了AI产出的公文质量。模糊的指令只会得到模糊甚至错误的结果。想要确保行文的规范性和严谨性，指令的设计必须遵循几个核心步骤。

第一步是设定角色和任务。你必须明确告诉AI它现在是谁，以及它需要做什么。这就像给演员一个剧本，让他进入角色。指令越具体，AI的表现就越稳定。

一个失败的指令可能是这样的：“帮我写一份关于上季度项目进展的报告。”

AI不知道你的职位，不知道报告的读者是谁，更不知道报告的目的是什么。它可能会生成一篇非常通用的项目报告，但99%不符合公文的要求。

一个稍微好一点的指令是：“你是一名经验丰富的政府部门项目经理，现在需要向你的上级领导（分管副局长）撰写一份关于‘智慧城市’项目上季度进展的正式书面报告。”

这个指令给了AI一个明确的身份（项目经理）、一个清晰的汇报对象（上级领导）和一个具体的任务（撰写智慧城市项目进展报告）。 AI会立即调用它知识库里所有关于“政府报告”、“项目管理”和“向上级汇报”的模式，输出的结果会更接近公文的风格。

第二步是提供完整的上下文和背景信息。这可能是最关键的一步。就像我前面说的，AI是个聪明的实习生，但它不在你的办公室，没有参加你们的会议，对项目的所有细节一无所知。你必须把所有必要的背景信息都喂给它。

需要提供的信息包括但不限于：
* 项目背景：这个项目是什么时候开始的？目的是什么？
* 关键数据：上季度的具体成果是什么？用数据说话。比如，系统用户增长了多少？处理了多少业务？节省了多少成本？
* 遇到的问题：碰到了哪些困难？是技术问题、预算问题还是协调问题？
* 下一步计划：接下来打算做什么？需要哪些支持？

把这些原始材料直接粘贴到指令里，AI就能基于事实进行写作，而不是凭空捏造。 记住，AI可能会“一本正经地胡说八道”，这种现象被称为“幻觉”。 提供真实、准确的数据是避免这种情况的唯一方法。

第三步是明确格式和结构要求。公文的格式是固定的，非常严格。标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期，一个都不能错。你需要在指令中把这些格式要求明确提出来。

一个有效的指令应该包含这样的内容：“请严格按照以下结构撰写报告：一、项目总体进展情况；二、主要完成的工作及成效（分点阐述，每点都要有数据支撑）；三、当前存在的问题与挑战；四、下一步工作计划和建议。请使用正式公文格式，包含完整的标题、主送机关和落款。”

你甚至可以提供一个完整的模板或范例，让AI进行“照猫画虎”，这被称为“少样本提示”(Few-shot Prompting)。 比如，你可以粘贴一段你们单位以前的优秀报告，然后告诉AI：“请参考以下范文的风格、格式和用语，撰写本次的报告。” 这样做，AI能更快地学习到你们单位特有的行文习惯。

第四步是规定语言风格和语调。公文写作的语言要求是客观、准确、简洁、平实。不能有口语化的表达，不能有个人情绪，更不能有夸张的修饰词。这些要求也必须在指令中明确。

你可以这样要求：“全文语言必须正式、客观、书面化。多使用陈述句，避免使用疑问句和感叹句。用词要精准，例如，用‘提升’而不是‘变好’，用‘部署’而不是‘安排’。避免使用任何带有感情色彩的词语。”

更进一步，你还可以提供一个“禁用词列表”或者“推荐词列表”。 比如，告诉AI：“请勿使用‘可能’、‘大概’等模糊词汇。请多使用‘经研究’、‘按照部署’、‘现将有关情况报告如下’等公文常用语。” 这能有效规范AI的语言习惯，使其更符合公文的严谨性要求。

第五步是迭代和优化。不要指望一次就能生成完美的稿件。第一稿通常只能作为一个基础框架。拿到AI生成的初稿后，你需要仔细审阅，然后提出具体的修改意见，让AI进行第二轮、第三轮的修改。

这个过程就像你在指导一个实习生修改文稿。你的反馈必须具体。不要只说“这里写得不好”，而要说“第二部分的第三点，数据不够详实，请补充项目A的具体投资金额和完成比例。另外，语气过于乐观，需要调整为更客观中立的表述。”

通过这种反复的“指令-反馈-修改”循环，AI能够越来越准确地理解你的需求，最终产出的文稿质量也会越来越高。

总而言之，让AI写出规范、严谨的公文，本质上是一个“培训”过程。你需要通过设计一套环环相扣、清晰具体的指令，把一个什么都懂但又什么都不懂的“通才”AI，训练成一个熟悉你工作领域的“专才”助手。这个过程需要耐心，但一旦你掌握了方法，就能大幅度提高工作效率。