用AI做PPT的指令应该如何规划内容结构和大纲？

用AI做PPT的指令应该如何规划内容结构和大纲？

很多人以为AI做PPT，就是把一堆字扔进去，然后喊一声“变”，AI就能自动变出高大上的PPT。 实际上，这样做出来的东西，大概率是一场灾难。 AI不是魔法，它只是一个工具，一个需要清晰指令才能干活的工具。 如果你给它的指令是模糊的，它返回给你的也只会是一堆无用的幻灯片。

想让AI帮你做出一个逻辑清晰、重点突出的PPT，关键在于你给它的“prompt”，也就是指令。 这个指令的核心，就是内容结构和大纲。 你得先把整个PPT的框架想清楚，告诉AI每一页要讲什么，它才能帮你填充内容，设计排版。

第一步：先明确PPT的目标和听众

在打开任何AI工具之前，先别碰电脑，拿张纸和笔，或者打开一个记事本，问自己两个问题：

1. 我做这个PPT，最终想达到什么目的？ 是为了让老板批准预算？ 是为了给客户介绍一个新产品？ 还是为了培训新员工？ 不同的目的，决定了PPT内容的侧重点完全不同。 比如，给老板看的PPT，核心是数据和回报率；给客户看的，重点是产品如何解决他们的痛点；给新员工看的，则需要把流程和操作步骤讲清楚。

2. 听这个PPT的人是谁？ 他们对这个主题了解多少？ 是完全不懂的小白，还是行业内的专家？ 这决定了你内容的深度和语言风格。 如果对方是专家，你可以多用一些专业术语，直接进入核心。 但如果对方是外行，你就得用最简单的语言，从头开始解释。

把这两个问题的答案写下来，这就是你整个PPT的“北极星”，后面所有的内容都要围绕它来展开。

第二步：用“总-分-总”结构搭建基础框架

别想搞什么花里胡哨的结构，“总-分-总”是最经典、最不容易出错的结构，也最符合人类大脑的理解习惯。 对于AI来说，这种清晰的逻辑结构也更容易理解和执行。

• 总（开头）： 开头部分通常只需要1-2页。 第一页是封面，写清楚标题和你的名字。 第二页是目录，或者叫议程，告诉听众你接下来要讲哪几个部分。 有时候，也可以用一页“开场白”来总结核心观点，直接告诉大家：“今天我要讲的是ABC，它能解决你们的XYZ问题，我将从三个方面来介绍。” 这样做的好处是，从一开始就抓住听众的注意力。

• 分（正文）： 这是PPT的主体部分，也是最需要你花心思规划的地方。 你需要把你的核心观点，拆分成3到5个分论点。 为什么是3到5个？ 因为人的瞬时记忆有限，超过5个点，大家就很难记住了。

  每一个分论点，都应该是一个独立的部分，可以包含好几页PPT。 比如，你要介绍一个新产品，你的分论点可以是：
  * 分论点1：市场现状与用户痛点。 （这里可以包含2-3页，用数据和案例说明为什么需要这个产品）
  * 分论点2：我们的产品如何解决痛点。 （这里可以包含3-4页，分别介绍产品的核心功能A、B、C）
  * 分论点3：产品的优势与竞品对比。 （这里可以包含2-3页，用图表清晰地展示你的优势）
  * 分论点4：客户案例与成功故事。 （这里可以包含1-2页，用真实的例子增加说服力）

  规划这部分内容时，最有效的方法是使用思维导图或者项目符号列表。 把你想到的所有点都写下来，然后进行分类、归纳和排序，形成一个有逻辑的树状结构。

• 总（结尾）： 结尾同样需要1-2页。 一页用来总结回顾，把前面讲过的核心要点再重复一遍，加深听众的印象。 最后一页通常是“Q&A”或者“谢谢”，留下你的联系方式。

第三步：把框架细化成逐页大纲的指令

有了清晰的“总-分-总”框架和分论点之后，接下来就要把它们变成AI能看懂的、一页一页的具体指令。 这一步是整个过程中最关键的。 指令越具体，AI生成的内容就越精准。

一个好的逐页大纲指令，应该包含以下几个元素：

• 页面标题： 明确告诉AI这一页的标题是什么。
• 核心内容： 用1-3个要点，说明这一页要讲清楚的核心信息。
• 内容形式建议： 你希望AI用什么形式来呈现这些信息？ 是项目符号列表（Bulleted List）？ 还是段落文字（Paragraph）？ 或者是图表（Chart）？ 数据（Data）？ 还是引用名言（Quote）？
• 视觉元素要求（可选）： 如果你对这一页的配图有想法，可以提出来。 比如，“配一张团队在白板前讨论的图片”，或者“用一个柱状图来展示2023年和2024年的销售额对比”。

我们来看一个具体的例子。 假设我要做一个关于“企业如何利用AI提高客户服务效率”的PPT，其中一个分论点是“AI客服机器人的应用场景”。 那么，针对这个分论点下的几页PPT，我给AI的指令就可以这样写：

指令示例：

• Slide 1: (Title Slide)

  • Title: 企业如何利用AI提高客户服务效率
  • Subtitle: 一个降本增效的实用指南
  • Presenter: [你的名字]

• Slide 2: (Agenda Slide)

  • Title: 本次分享大纲
  • Content:
    • 1. 当前客户服务的挑战
    • 1. AI客服机器人的核心优势
    • 1. AI客服机器人的三大应用场景
    • 1. 如何成功部署AI客服系统
    • 1. 案例分析与总结

• Slide 3: (Section Title Slide)

  • Title: 场景三：AI客服机器人的三大应用场景

• Slide 4:

  • Title: 场景一：24/7在线自动化问答
  • Content:
    • 要点1: 解决80%的常见重复性问题，例如订单查询、产品咨询、售后政策。
    • 要点2: 全天候在线，无需人工值守，降低夜间和节假日的人力成本。
    • 要点3: 提供即时响应，缩短用户等待时间，提升用户满意度。
  • Visuals: 配一张用户在夜间通过手机与聊天机器人对话的示意图。

• Slide 5:

  • Title: 场景二：智能路由与工单分配
  • Content:
    • 要点1: AI机器人初步判断用户问题类型和紧急程度。
    • 要点2: 自动将复杂问题转接给最合适的专业人工客服。
    • 要点3: 自动创建服务工单并跟踪处理进度。
  • Content Format: 使用流程图（Flowchart）来展示问题从进入到分配处理的全过程。

• Slide 6:

  • Title: 场景三：用户意图识别与主动服务
  • Content:
    • 要点1: 通过分析用户在网站上的浏览行为，预测其潜在需求。
    • 要点2: 在用户开口求助前，主动弹出对话框提供相关帮助。 比如，当用户在价格页面停留过久时，主动询问是否需要优惠券信息。
  • Visuals: 配一张示意图，展示网页右下角主动弹出帮助窗口的场景。

看到了吗？ 这样的指令非常清晰。 AI拿到手之后，就知道每一页该干什么，主题是什么，要点有几个，甚至连配图和内容形式都给了建议。 这样生成出来的PPT初稿，质量会高很多，你只需要在它的基础上进行微调和优化就行了，而不是推倒重来。

第四步：检查与迭代

把所有页面的大纲指令写完后，别急着直接扔给AI。 自己先从头到尾读一遍，检查一下逻辑是否通顺，有没有前后矛盾的地方，每一页的衔接是否自然。

你可以把自己想象成听众，顺着这个大纲过一遍，看看是不是能理解你要表达的意思。 确认无误后，再把这些指令复制到AI工具里。

AI生成第一版PPT后，你的工作还没完。 你需要仔细审查每一页的内容，看看AI的理解是否到位，文字是否准确，配图是否合适。 AI毕竟是机器，它有时候会误解你的意思，或者生成一些不那么贴切的内容。 这时候，你就需要手动去修改、调整，甚至针对某一页，重新给AI下更精确的指令，让它重新生成。

记住，AI做PPT不是一键生成然后就完事了。 它更像是一个效率极高的助理，你作为项目经理，需要负责前期的规划和最终的审核。 你花在规划大纲上的时间越多，后期修改的时间就越少，最终的成品质量也越高。