如何设计AI公文写作指令以确保生成的文稿符合官方格式和语体要求？

撰写一篇符合官方格式和语体的公文稿件，使用AI看似简单，实际操作起来却经常碰壁。比如，AI生成的内容要么过于口语化，要么就是套话连篇，完全不符合公文那种特有的严谨、规范的语境。关键在于，你给AI的指令不够精确。设计出能让AI准确理解并执行的指令，就像是给它画一张清晰的地图，让它能准确到达目的地。

第一步：先给AI一个明确的“角色”

想让AI写出像模像样的公文，首先得让它知道自己是谁。这就好比演员演戏，得先入戏。你可以通过设定一个角色，来引导AI使用特定的语调和风格。 比如，指令可以这样开头：“你是一位在政府机关工作多年的资深文秘，专注于公文写作。你熟悉各类公文的格式和标准，对政府机关的工作流程有深入了解。” 这句话就给AI设定了一个清晰的身份。有了这个身份，它在生成内容时，就会自动切换到一种更正式、更专业的模式，避免使用那些日常聊天的词汇。

实践中我发现，角色设定越具体越好。比如说，你可以进一步明确这个“资深文秘”所在的部门、级别，甚至他的性格特点，比如“严谨细致”、“一丝不苟”。这些细节都能帮助AI更好地把握写作的分寸。举个例子，给市长写的汇报稿和给下级单位发的通知，语气体肯定不一样。通过精准的角色设定，AI就能更好地理解并模仿这种差异。

第二步：把任务拆解成具体的步骤

直接扔给AI一个模糊的任务，比如“写一份关于XX情况的报告”，得到的结果往往是一堆无用的文字。正确的做法是，把整个写作任务分解成一步步的具体指令。 公文写作通常有固定的结构，比如标题、主送机关、正文、发文机关、成文日期等。 你需要把这些结构元素明确告诉AI。

例如，你可以这样设计指令：
1. 生成标题：标题为“关于XX市2024年上半年经济运行情况的报告”。
2. 确定主送机关：主送机关为“XX市人民政府”。
3. 撰写正文：正文部分需要包含以下三个要点，请分点阐述：
* 第一部分，总结上半年全市经济运行的总体态势，要用数据说话，比如GDP增长率、主要产业发展情况等。
* 第二部分，分析当前经济运行中存在的困难和问题，比如某些行业增长乏力、外部环境影响等。
* 第三部分，提出下一步的工作建议和对策，措施要具体、可操作。
4. 落款：发文机关为“XX市发展和改革委员会”，成文日期为“2025年X月X日”。

通过这种方式，你把一个复杂的写作任务，变成了一系列简单、清晰的小任务。AI每一步都有明确的指引，生成的内容自然就更贴近你的要求。这就好比教一个新手做菜，你不能只说“做个鱼香肉丝”，而是要告诉他先切肉、再调汁、然后怎么炒，每一步都说清楚。

第三步：提供范例，让AI“照葫芦画瓢”

AI的模仿能力很强，给它一个好的范例，它就能学得很快。 这种方法在术语里叫“少样本提示”（Few-shot Prompting）。 你可以找一篇和你想要写的文稿在格式、风格上都非常相似的范文，直接贴在指令里，然后让AI模仿这篇范文的风格来写你的内容。

举个例子，如果你要写一份会议纪要，可以先找到一份写得很好的会议纪要范本，然后在指令中写道：“请参照以下范例的格式和语言风格，为我撰写一份关于XX会议的纪要。范例如下：[此处粘贴范文]。” 这样做的好处是，AI能够直接从范例中学习到公文特有的句式、用词和段落结构，比单纯用语言描述要求要有效得多。

我个人的经验是，提供的范例质量越高，AI生成的内容就越好。不要随便在网上找一篇就用，最好是用自己单位或者系统内公认的优秀文稿作为范本。而且，范例中的关键要素，比如标题格式、段落缩进、用词习惯等，AI都能学到。 这就像给它一个高分模板，它照着填空总不会错得太离谱。

第四步：明确格式和语体的硬性要求

公文写作对格式和语体的要求是刚性的，不能有半点马虎。 因此，在指令中必须明确这些硬性规定。 比如，你可以明确要求：
* 字体和字号：正文使用3号仿宋体。
* 行间距：固定值28.8磅。
* 页边距：上、下、左、右各是多少。
* 语言风格：要求语言简洁、准确、庄重，避免使用口语和网络用语。
* 禁用词汇：明确告知AI不要使用某些词语，比如过于夸张的形容词或者不符合官方语境的词汇。

把这些要求一条条列出来，AI就会像一个严格遵守纪律的士兵，一丝不苟地执行。 比如，你可以直接在指令里加上：“约束条件：全文必须使用正式、书面的官方语言，不得出现任何非正式的口头语或网络流行语。所有数据必须确保准确无误。” 这样的指令非常直接，AI几乎不可能误解。

第五步：反复修改和迭代

不要指望一次就能生成完美的稿件。AI只是一个工具，最终的把关人还是你自己。 拿到AI生成的初稿后，你需要仔细审阅，找出不符合要求的地方，然后针对性地调整指令，让AI重新生成。 这个过程可能需要重复好几次。

比如，你发现AI写的句子太长、太绕，就可以在下一次的指令中加入新的要求：“请将所有句子长度控制在30字以内，多用短句，确保表达清晰、直接。” 或者，你觉得某个段落的逻辑不够清晰，可以要求AI：“请重新组织第二段的内容，按照‘总-分-总’的结构来写，先给出核心观点，然后用具体事例来支撑，最后进行总结。”

这个反复迭代的过程，其实也是你和AI互相磨合、互相学习的过程。通过一次次的调整，你设计的指令会越来越精准，AI也会越来越懂你的心思。我通常会把一些固定下来、效果很好的指令模板保存起来，下次遇到类似的任务就可以直接套用，这样能省下不少时间。